Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Autismiyhdistys PAUT ry
paut.fi | info@paut.fi
Merikasarminkatu 6, 00160 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Jutta Kastinen, lakiasiantuntija, jutta.kastinen@paut.fi, puh. 040 041 5080.
3. Rekisterin nimi
Autismiyhdistys PAUT ry:n jäsenrekisteri
4. Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ja käyttötarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää tieto yhdistyksen jäsenistä sekä jäsenten yhteystiedot ajan tasalla sekä jäsenviestinnän ja jäsenetujen ja -palveluiden toteuttaminen. Jäsenille voidaan markkinoida yhdistyksen järjestämiä koulutuksia ja tapahtumia. Tietoja voidaan käyttää myös jäsenkyselyn tekemiseen, mikäli se on tarkoituksenmukaista sekä muuhun yhdistystoimintaan liittyvään viestimiseen ja tiedottamiseen.
5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Jäsenrekisteriin tallennetaan tieto jäsenlajista (varsinainen jäsen, perhejäsen tai kannatusjäsen) sekä jäsenten yhteystiedot (koti- ja sähköpostiosoitteet). Jäsenrekisteriin tallennetaan vain yhdistyksen jäsenten tietoja.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten koko nimi ja kotipaikka
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- luottamustoimet järjestössä
- jäsenmaksutiedot
7. Tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai muulta luotettavalta taholta, kuten huoltajalta tai edunvalvojalta, jäseneksi liittymisen yhteydessä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
8. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat Autismiyhdistys PAUT ry:n työntekijät ja hallituksen puheenjohtajisto (puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja).
Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti. Tällainen kolmas osapuoli voi olla esimerkiksi kurssin tai koulutuksen järjestämiseen osallistuva yhdistyksen ulkopuolinen taho, kuten yhteistyökumppanina toimiva yhdistys.
9. Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijaa. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (Voicelink Oy), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Laskutustietoja käsittelee tarvittaessa Autismiyhdistys PAUT ry:n käyttämä tilitoimisto Tilitoimisto Leerma Oy. Jäseneksi liittymislomake sekä kyselyiden toteuttaminen ja tapahtumahallinta toteutetaan Webropol Oy:n tarjoamien palveluiden avulla. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin ohjelmistoissa ja palvelimilla. Microsoftin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.
Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.
10. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Fyysiset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset (mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset).
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus, joka tarkoittaa rekisteröidyn oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus, joka merkitsee rekisteröidyn oikeutta pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Jäsenrekisterin kohdalla tämä tarkoittaa, että vaatimus yhdistyslain perusteella määräytyvän jäsenyyden vähimmäisedellytystä koskevan tiedon poistamisesta johtaa jäsenyyden loppumiseen. Tämän taustalla on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää rekisteriä jäsenistään.
Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Tähän tietosuojaselosteeseen myöhemmin tulevat muutokset laitetaan näkyville päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voidaan informoida rekisteröityjä myös muilla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla yhdistyksen nettisivuilla. Yhdistys suosittelee, että käytte säännöllisesti yhdistyksen nettisivuilla ja huomioitte mahdolliset muutokset tässä selosteessa.
Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty yhdistyksen hallituksen toimesta 31.5.2018.
Yhdistyksen yhteystiedot päivitetty 23.5.2024.
Jäsenrekisterin tietosuojaseloste on päivitetty kokonaan jäsenrekisterin hallinnan siirtymisen Autismiliitolta Autismiyhdistys PAUT ry:lle vuoksi. Pääasiallisena muutoksena oli Autismiliittoa koskevien mainintojen poisto. Muutokset toteutettiin 5.8.2024.