PAUT-verkoston vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste

PAUT-verkostoon kuuluvat Helsingin Autismi- ja Aspergeryhdistys ry, Espoon Autismi- ja Aspergeryhdistys ry, Suomen Autismiyhdistys ry ja Vantaan autismin kirjo ry.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Autismi- ja Aspergeryhdistys ry
PAUT-toimisto
Nuijamiestentie 5A, 3. krs
00400 Helsinki

maarit.kuoppala@paut.fi, puhelin 040 6766 039.

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Projektipäällikkö Maarit Kuoppala, maarit.kuoppala@paut.fi, puh. 040 6766 039.

3. Rekisterin nimi
PAUT-verkoston vapaaehtoisrekisteri.

4. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus, lakiin perustuvat velvoitteet sekä rekisteröidyn antama suostumus.

Oikeutettu etu ja sopimus syntyvät tilanteissa, joissa rekisteröity ilmoittautuu ja sitoutuu mukaan vapaaehtoistoimintaan tai tulee valituksi johonkin luottamustehtävään. Lakiin perustuva velvoite on kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely matka- ja kulukorvausasioissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on huolehtia tarvittavasta yhteydenpidosta; vapaaehtoistoiminnan suunnittelusta, organisoinnista, toteutuksesta ja kehittämisestä; yhdistyksen hallinnosta sekä vapaaehtois- ja luottamustoimiin liittyvästä tiedottamisesta ja maksuliikenteestä.

Rekisteröityjen terveydentilan tai muiden arkaluontoisten tietojen kerääminen ja muu käsittely tehdään ainoastaan rekisteröityjen suostumuksella erikseen määriteltyä tarkoitusta varten. Myös otettujen valokuvien julkaiseminen tehdään vain rekisteröityjen suostumuksella. Alaikäisiä rekisteröityjä koskevien henkilötietojoen kohdalla suostumus hankitaan myös heidän huoltajiltaan silloin, kun laki sitä edellyttää.

Tietoja ei luovuteta tahoille, jotka eivät suoraan osallistu kyseisen toiminnan järjestämiseen.

5. Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat yhdistyksessä tai PAUT -verkostosssa toimivat vapaaehtoiset.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, laskutustiedot, valokuva, kuvauslupa, tehtävänimike, taustayhdistys, tiedot käydyistä vapaaehtoistoiminnan koulutuksista sekä tiedot osallistumisesta vapaaehtoistoimintaan.

Rekisteröityjen suostumuksella kerätään sellaisia elämäntilanteeseen ja terveydentilaan liittyviä henkilötietoja, jotka rekisteröity on itse nähnyt tarpeelliseksi antaa (esimerkiksi allergia- ja ruokavaliotiedot sekä tieto avustajan tarpeesta tai avustajasta).

Vapaaehtoisrekisteriin kerätään vapaaehtoisen nimi ja yhteystiedot, taustayhdistys, erityistaidot sekä henkilön vapaaehtoistehtävät.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyiltä suoraan.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tietoja luovutetaan muille tahoille ainoastaan rekisteröidyn erikseen antamalla suostumuksella.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
10. Tietojen käsittelyajat
Rekisteröidyn antamia tietoja säilytetään vähintään vapaaehtoistyön keston tai toimikauden ajan. Vapaaehtoistyön lopettaneiden henkilöiden tietoja säilytetään kyseisen toiminnan raportointiin saakka.

Rekisteröityjen suostumukseen perustuvia henkilötietoja käsitellään henkilötietojen keräämisen yhteydessä sovitun ajanjakson ajan tai kunnes rekisteröity ei enää ole mukana toiminnassa tai hän peruuttaa antamansa suostumuksen.

11. Tietojen käsittelijät
Tietojen käsittelijöitä ovat PAUT-hankkeen työntekijät. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin sekä Webropol Oy:n ohjelmistoissa ja palvelimilla. Microsoftin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Laskutustietoja käsittelee tarvittaessa Helsingin Autismi- ja Aspergerliiton käyttämä tilitoimisto. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Tähän tietosuojaselosteeseen myöhemmin tulevat muutokset laitetaan näkyville tähän selosteeseen päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voidaan informoida rekisteröityjä myös muilla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla yhdistyksen nettisivuilla. Yhdistys suosittelee, että käytte säännöllisesti yhdistyksen nettisivuilla ja huomioitte mahdolliset muutokset tässä selosteessa.

Tämä tietosuojaseloste on hyväksytty Helsingin Autismi- ja Aspergeryhdistyksen hallituksessa 12.9.2018.